Arrangement

Wanneer de basisondersteuning voor een leerling ontoereikend blijkt, kan de school een onderwijsondersteuningsarrangement bij het SWV Utrecht PO aanvragen. Een arrangement Extra Ondersteuning bestaat uit interne en/of externe ondersteuning voor de leerling, externe ondersteuning voor de leerkracht, of een combinatie daarvan.

Op zoek naar informatie over de aanvraag van een TLV in plaats van een arrangement Extra Ondersteuning? Klik dan hier

 

Voor een aantal leerlingen biedt de basisondersteuning, een Eenmalig Consult of een traject Advies & Ondersteuning, niet voldoende om aan de onderwijsbehoeften te voldoen. In dat geval kan de school geld voor extra ondersteuning aanvragen bij het SWV Utrecht PO. De school is in dit geval zelf verantwoordelijk voor het zoeken van een persoon die deze extra ondersteuning gaat bieden. Dit kan een externe hulpverlener zijn, of iemand van binnen de school. Voorwaarde is wel dat de geboden hulp niet binnen de reguliere jeugdhulpverlening valt, en ook dat het niet binnen de basisondersteuning valt. Remedial teaching valt daarmee buiten de mogelijkheden voor een arrangement.

Binnen een arrangement kan gekozen worden voor bijvoorbeeld directe begeleiding van de leerling, in combinatie met coaching van de leerkracht. Begeleiding door een eigen medewerker van school kan gecombineerd worden met het inhuren van een externe deskundige. Een arrangement kan ingezet worden voor alle ondersteuning die boven de basisondersteuning uitkomt.

Een arrangement kan worden aangevraagd voor een periode van maximaal één jaar (vanaf het moment van toekenning). Er is geen minimale duur voor een arrangement vastgesteld. Belangrijk uitgangspunt is dat de school kan onderbouwen welke ondersteuning nodig is voor welke duur.

Voor het regulier basisonderwijs is het maximale bedrag € 7.000,- voor een heel jaar. Voor het speciaal basisonderwijsis dat € 3.500,- voor een heel jaar. De Toelaatbaarheidscommissie (TLC) beslist over de toekenning van een arrangement.

De TLC vergadert elke donderdag (muv de schoolvakanties en landelijke vrije dagen) en kan dus in principe snel uitsluitsel geven over de aanvraag. Verder handhaaft het SWV de wettelijke termijnen wat betekent dat een besluit uiterlijk binnen 6 weken ( met een maximale uitloop naar 10 weken) wordt genomen.

Het SWV vergoedt de toegekende arrangementen aan de betrokken schoolbesturen per kalenderjaar. Als bijvoorbeeld een arrangement voor 3 maanden wordt toegekend in december, dan worden de kosten voor 1 maand verwerkt in het huidige kalenderjaar en voor 2 maanden in het volgende kalenderjaar.

 

In onderstaand uitklapmenu staat beschreven hoe de aanvraag of verlenging van een arrangement in zijn werk gaat. De TLC neemt alleen complete aanvragen in behandeling. Als de aanvraag niet compleet is, wordt de school eerst verzocht om deze alsnog compleet te maken, alvorens de aanvraag besproken wordt.

Aanvraagprocedure

  • Aanvraag nieuw arrangement

    Een arrangement kan alleen door de school aangevraagd worden. De aanvraag gaat via Onderwijs Transparant (OT-1Loket). Iedere school heeft hiervoor van het samenwerkingsverband een inlogcode gekregen.

    Om een arrangement aan te vragen, worden drie stappen doorlopen:

     

    Actie

    Via menupunt

    Stap 1*

    Leerlingdossier aanmaken

    Leerling invoeren

    Stap 2

    Een nieuw arrangement starten.

    Leerlingen

    Stap 3

    Het arrangement aanvragen
    Zet voor verzenden de aanvraag op ‘definitief’

    Aanvragen/registreren arrangementen


    *stap 1 dient alleen doorlopen te worden wanneer deze leerling nog niet bekend is in OT. Is de leerling al wel bekend binnen OT, dan kan daar een (nieuwe) aanvraag voor een consult of arrangement aan gekoppeld worden.

    Deze stappen staan uitgebreid beschreven in het stappenplan OT-1Loket op pagina 2. Dit stappenplan is ook te vinden onder de helpfunctie van OT.

    Let er bij een aanvraag ook op dat in het tabblad Arrangementbeschrijving de benodigde ondersteuning én de verwachte kosten correct zijn ingevuld. 

     

    Bij de aanvraag van een arrangement dienen de volgende documenten als bijlagen meegestuurd te worden:

    • Ontwikkelingsperspectiefplan (OPP)*.

    *Het OPP mag in een eigen format van de school aangeleverd worden. Ook kan de school voor het opstellen van een OPP gebruik maken van de volgende downloads: het OPP-format in word; platte tekst notitiecategorieën voor scholen met ParnasSys; Inhoudelijke handleiding OPP.

    • Een offerte van de uitvoerende instantie als het gaat om externe ondersteuning en/of een urenverantwoording als het gaat om interne ondersteuning.
    • Verder kan nog gedacht worden aan de volgende aanvulling(en) op onderstaande documenten:
      • Recent CITO/LOVS-overzicht.
      • Verslagen van onderzoeken niet ouder dan 2 jaar (intelligentie, fysiotherapie, logopedie, psychologisch/psychiatrisch onderzoek).
      • Individuele handelingsplannen of plan van aanpak (recent geëvalueerd).
      • Wat verder nog van belang is voor de onderbouwing en concretisering van de ondersteuningsvraag.

    Enkele aandachtspunten:

    • Het ondertekende toestemmingsformulier hoeft niet naar het SWV Utrecht PO gestuurd te worden, maar blijft op school.
    • Door de aanvraag bij het tabblad “Actie, betrokkenen, status” op definitief te zetten, wordt de aanvraag naar de TLC verzonden.
    • Wanneer een arrangement is goedgekeurd, dient de aanvraag door de school in OT ‘in uitvoering’ genomen te worden (zie hiervoor het stappenplan). Het arrangement wordt dan zichtbaar onder submenupunt [...\Arrangementen in uitvoering] en er is een tabblad Evaluatie aan toegevoegd.

     

  • Verlenging bestaand arrangement

    Arrangementen Extra Ondersteuning worden feitelijk niet 'verlengd', maar opnieuw aangevraagd. Daarbij kan wel een deel van het oude arrangement worden overgenomen:

      Actie Via menupunt
    Stap 1 Een nieuw arrangement starten. Hierbij kan de oude aanvraag worden gekopieerd en daarna worden aangepast.  Leerlingen
    Stap 2

    Het arrangement aanvragen. Let hierbij op dat het vorige arrangement geëvalueerd wordt, waarbij duidelijk moet zijn wat de opbrengst van het arrangement is geweest. Stuur ook eventueel nieuwe relevante bijlagen mee. Zet voor verzenden de aanvraag op ‘definitief’.

    Aanvragen/registreren arrangementen

     

    Deze stappen staan uitgebreid beschreven in het stappenplan OT-1Loket op pagina 2. Dit stappenplan is ook te vinden onder de helpfunctie van OT, menupunt [Help\Handleiding].

     

    Belangrijke aandachtspunten hierbij:

    Let er bij het aanvragen ook op dat in het tabblad Arrangementbeschrijving de benodigde ondersteuning én de verwachte kosten correct zijn aangepast en ingevuld.

    Als er al een arrangement loopt, dient dat eerst (tussentijds) geëvalueerd te worden vóórdat een nieuw arrangement wordt aangevraagd. Het arrangement staat dan bij 'Arrangementen in uitvoering'. Geef in het tabblad Evaluatie aan of doelen zijn bijgesteld, of doelen zijn behaald en waarom (niet) en wat de opbrengst van het arrangement is. (Zie je géén tabblad Evaluatie, dan moet het arrangement eerst nog in uitvoering genomen worden!).

    Sluit een arrangement pas af (op definitief zetten) als het helemaal achter de rug is. Aan een afgesloten arrangement kan niets meer veranderd en/of toegevoegd worden.

  • Uurtarief voor interne personele inzet

    Wanneer u een arrangementsaanvraag indient voor extra ondersteuning, kunt u een vergoeding vragen voor de uren personele inzet. Het gaat hierbij om een specialist binnen de school waarbij, op basis van het uurloon dat daadwerkelijk wordt verdiend, een uuprijs gehanteerd wordt, vermenigvuldigd met het aantal benodigde begeleidingsuren voor de duur van maximaal 40 schoolweken.

    De TLC hanteert maximum uurtarieven voor de toekenning van deze personele inzet binnen de school. De maximale uurprijzen zijn berekend op basis van de functie en schaal van de persoon die het arrangement uitvoert. Hiervoor is het belangrijk dat u bij een arrangementsaanvraag de functie (leerkracht, RT'er/onderwijsspecialist, IB'er of orthopedagoog) en de bijbehorende schaal (LA, LB, LC of 11) van de uitvoerder aangeeft, en dit in een aparte offerte bijvoegt. In deze offerte onderbouwt u ook kort op welke manier deze persoon over bepaalde expertise beschikt in relatie tot de onderwijsondersteuningsbehoefte van de leerling, waarvoor een arrangementsaanvraag voor extra ondersteuning is ingediend.

  • Tussentijds stoppen arrangement

    Tijdens de looptijd stoppen, of aanpassen van een arrangement

    Een arrangement wordt doorgaans aangevraagd voor een bepaalde looptijd. Het kan voorkomen dat de situatie rond een leerling verandert en het arrangement niet langer nodig is. Bijvoorbeeld wanneer een leerling van school wisselt, een arrangement te ruim is begroot/het goed gaat met de leerling waardoor er minder uren nodig zijn.

    In zo’n geval stuurt de school een bericht aan het SWV (info@swvutrechtpo.nl) met daarin de naam van de school, de initialen van de leerling en het arrangementsnummer (te vinden in Onderwijs Transparant).

    • Wanneer het arrangement vroegtijdig stopt, geef dan aan wanneer het arrangement stop moet worden gezet en met welke reden.
    • Wanneer er minder begeleiding nodig is, geef dan aan welk bedrag dit betreft.

    Wij zullen dan deze wijziging verwerken in Onderwijs Transparant waardoor de uitbetaling zal worden stopgezet. Als er al te veel is uitbetaald zal dit verrekend worden bij de eerstvolgende uitbetalingsronde aan de schoolbesturen.